商品驗證機構文件保存年限及銷毀作業要點

中華民國98年1月22日經濟部標準檢驗局經標三字第09830000460號函訂定全文13點,並自即日生效
中華民國107年2月21日經濟部標準檢驗局經標三字第10730000970號函修正第1點及第5點,並自即日生效

一、 為依據機關檔案保存年限及銷毀辦法第五條第一項及商品檢驗業務委託辦法第十四條第一項及第二項規定,提供經濟部標準檢驗局(以下簡稱本局)委託辦理商品驗證登錄業務之商品驗證機構(以下簡稱商品驗證機構),於受委託行使公權力之業務文件進行歸類管理與保存運用,特訂定本要點。
二、 本要點所稱文件,指受委託辦理商品驗證登錄業務之商品驗證機構依照管理程序,而歸檔管理為文字或非文字資料及其附件。
前項所稱文字或非文字資料及其附件,指受託商品驗證機構處理業務或因業務而產生之各類紀錄資料,包括所持有或保管之文書、圖片、紀錄、照片、錄影(音)、微縮片、電腦處理資料等,可供聽、讀、閱讀或藉助科技得以閱讀或理解之文書或物品。
三、 文件之保存期限,應依其受託業務性質及參考價值,區分為永久保存或定期保存。
四、 各類文件保存期限如下:
(一) 辦理國內各項業務說明會、講習會、訓練課程或研討會:三年。
(二) 各項業務技術一致性會議決議及紀錄:十年。
(三) 商品驗證登錄案件之廠商申請表單、技術資料及處理紀錄:八年。
(四) 商品驗證登錄案件之市場監督計畫及執行紀錄:六年。
(五) 商品驗證登錄案件之違規處理紀錄與文件資料:二十年。
(六) 廠商查詢案件之文件資料及處理紀錄:三年。
(七) 辦理國際性說明會、講習會、訓練課程或研討會:三年。
(八) 商品檢驗法及相關子法變更通知文件資料及處理紀錄:十年。
(九) 受託業務相關國家標準變更通知文件資料:十年。
(十) 簽署受託業務相關之合作協定、備忘錄:二十年。
五、 受託之商品驗證機構無法依前點第五款及第十款規定之期限保存文件者,經本局同意後,將相關資料送本局歸檔。
六、 定期保存之文件未逾規定之保存期限或未依規定程序,不得銷毀。
商品驗證機構銷毀過期文件,應先制定銷毀之文件目錄及銷毀計畫,報經本局核定後始得銷毀。
前項商品驗證機構銷毀文件應保留銷毀紀錄,本局得隨時抽查確認。
七、 商品驗證機構辦理過期文件之銷毀,以每年一次為原則。
八、 第六點第二項擬銷毀文件目錄,應記載下列事項:
(一) 檔號。
(二) 案名。
(三) 案由。
(四) 來(受)文者。
(五) 收文字號、發(來)文字號。
(六) 文件產生日期。
(七) 有附件者,其件數。
(八) 保存期限:文件保存期限經調整者,其原定保存期限及調整原因。
(九) 其他經本局指定事項。
前項應記載之事項,因文件特性致無法完全記載者,得視實際情況記載之。
九、 第六點第二項所定銷毀計畫,應包括下列事項:
(一) 擬銷毀文件年度及數量。
(二) 擬銷毀文件現在存放地點。
(三) 擬銷毀時間、地點及方式。
(四) 其他經本局指定事項。
十、 經核准銷毀之文件於銷毀前,應妥善集中放置於安全場所,並應注意其運送過程之安全。
文件之銷毀,應由商品驗證機構會同本局相關單位派員全程監控,並應注意環境保護事宜。
十一、 文件之銷毀方法如下:
(一) 化為碎紙或溶為紙漿。
(二) 焚化。
(三) 擊碎至文件內容無法辨識。
(四) 化為粉末。
(五) 消磁。
(六) 消除電子檔或重新格式化。
(七) 其他足以完全消除或毀滅文件內容之方法。
前項方法,必要時得併用之。
十二、 已銷毀文件之目錄,應併同本局核准銷毀函永久保存。
十三、 商品驗證機構從事受託業務人員於職務移交或離職時,應將其職務上掌管之文件連同辦理移交,並應保持完整,不得隱匿、銷毀或藉故遺失。