法規檢視

國家度量衡標準實驗室檔案保存年限及銷毀作業要點

中華民國92年09月01日經濟部標準檢驗局經標四字第 09240007290 號令訂定發布全文11點，並自92年10月01日起實施
中華民國110年8月6日經濟部標準檢驗局經標四字第11040002610號令修正名稱及全文11點；並自即日生效（原名稱：國家度量衡標準實驗室文件保存期限作業要點）

一、 為使受委託執行國家度量衡標準實驗室業務之政府機關（構）或團體（以下簡稱受託機關（構））對於各類檔案之保存及銷毀作業有一致性之作法，特訂定本要點。 二、 本要點所稱檔案，指受託機關(構)依照管理程序，而歸檔管理為文字或非文字資料及其附件。 前項所稱文字或非文字資料及其附件，指受託機關 (構) 處理業務或因業務而產生之各類紀錄資料，包括所持有或保管之文書、圖片、紀錄、照片、錄影 (音) 、微縮片、電腦處理資料等，可供聽、讀、閱讀或藉助科技得以閱讀或理解之文書或物品。 三、 檔案之保存年限，應依其性質及價值，區分為永久保存或定期保存。 四、 各類檔案保存年限如下：     （一） 國內各項講習會或研討會：三年。     （二） 校正、系統追溯或測試服務報告：五年。     （三） 一般採購、設施維護及修繕：五年。     （四） 出國報告：五年。     （五） 外賓訪華：十年。     （六） 辦理國際性講習會或研討會：十五年。     （七） 國際計量組織會議決議及紀錄：二十年。     （八） 系統評估報告、校正程序或國際比對報告：三十年。     （九） 新、增建工程：永久。     （十） 簽署相互認可協定、備忘錄：永久。 受託機關（構）無法依前項第五款至第十款規定之年限保存檔案者，應於活動或工程結束後一個月內，將相關資料送度量衡專責機關歸檔。 五、 定期保存之檔案未逾規定保存年限或未依規定程序，不得銷毀。 受託機關（構）銷毀檔案，應先制定銷毀之檔案目錄及銷毀計畫，送度量衡專責機關轉請檔案中央主管機關審核。 六、 受託機關（構）辦理定期保存檔案之銷毀，以每年一次為原則。 前點第二項擬銷毀檔案目錄，應記載下列事項：     （一） 檔號。     （二） 案名。     （三） 案由。     （四） 來（受）文者。     （五） 收文字號、發（來）文字號。     （六） 文件產生日期。     （七） 有附件者，其件數。     （八） 保存年限：檔案保存年限經調整者，其原定保存年限及調整原因。     （九） 其他經度量衡專責機關指定事項。 前項應記載之事項，因文件特性致無法完全記載者，得視實際情況記載之。 七、 第五點第二項所定銷毀計畫，應包括下列事項：     （一） 擬銷毀檔案年度及數量。     （二） 擬銷毀檔案現在存放地點。     （三） 擬銷毀時間、地點及方式。     （四） 其他經度量衡專責機關指定事項。 八、 經核准銷毀之檔案於銷毀前，應妥善集中放置於安全場所，並應注意其運送過程之安全。 檔案之銷毀，應由受託機關（構）會同度量衡專責機關相關單位派員全程監控，並應注意環境保護事宜。 九、 檔案之銷毀方法如下：     （一） 化為碎紙或溶為紙漿。     （二） 焚化。     （三） 擊碎至檔案內容無法辨識。     （四） 化為粉末。     （五） 消磁。     （六） 消除電子檔或重新格式化。     （七） 其他足以完全消除或毀滅檔案內容之方法。 前項方法，必要時得併用之。 十、 已銷毀檔案之目錄，應併同度量衡專責機關核准銷毀函永久保存。 十一、 受託機關（構）從事受託業務人員於職務移交或離職時，應將其職務上掌管之檔案連同辦理移交，並應保持完整，不得隱匿、銷毀或藉故遺失。