國家度量衡標準實驗室檔案保存年限及銷毀作業要點

中華民國92年09月01日經濟部標準檢驗局經標四字第 09240007290 號令訂定發布全文11點,並自92年10月01日起實施
中華民國110年8月6日經濟部標準檢驗局經標四字第11040002610號令修正名稱及全文11點;並自即日生效(原名稱:國家度量衡標準實驗室文件保存期限作業要點)

一、 為使受委託執行國家度量衡標準實驗室業務之政府機關(構)或團體(以下簡稱受託機關(構))對於各類檔案之保存及銷毀作業有一致性之作法,特訂定本要點。
二、 本要點所稱檔案,指受託機關(構)依照管理程序,而歸檔管理為文字或非文字資料及其附件。
前項所稱文字或非文字資料及其附件,指受託機關 (構) 處理業務或因業務而產生之各類紀錄資料,包括所持有或保管之文書、圖片、紀錄、照片、錄影 (音) 、微縮片、電腦處理資料等,可供聽、讀、閱讀或藉助科技得以閱讀或理解之文書或物品。
三、 檔案之保存年限,應依其性質及價值,區分為永久保存或定期保存。
四、 各類檔案保存年限如下:
   
(一) 國內各項講習會或研討會:三年。
   
(二) 校正、系統追溯或測試服務報告:五年。
   
(三) 一般採購、設施維護及修繕:五年。
   
(四) 出國報告:五年。
   
(五) 外賓訪華:十年。
   
(六) 辦理國際性講習會或研討會:十五年。
   
(七) 國際計量組織會議決議及紀錄:二十年。
   
(八) 系統評估報告、校正程序或國際比對報告:三十年。
   
(九) 新、增建工程:永久。
   
(十) 簽署相互認可協定、備忘錄:永久。
受託機關(構)無法依前項第五款至第十款規定之年限保存檔案者,應於活動或工程結束後一個月內,將相關資料送度量衡專責機關歸檔。
五、 定期保存之檔案未逾規定保存年限或未依規定程序,不得銷毀。
受託機關(構)銷毀檔案,應先制定銷毀之檔案目錄及銷毀計畫,送度量衡專責機關轉請檔案中央主管機關審核。
六、 受託機關(構)辦理定期保存檔案之銷毀,以每年一次為原則。
前點第二項擬銷毀檔案目錄,應記載下列事項:
   
(一) 檔號。
   
(二) 案名。
   
(三) 案由。
   
(四) 來(受)文者。
   
(五) 收文字號、發(來)文字號。
   
(六) 文件產生日期。
   
(七) 有附件者,其件數。
   
(八) 保存年限:檔案保存年限經調整者,其原定保存年限及調整原因。
   
(九) 其他經度量衡專責機關指定事項。
前項應記載之事項,因文件特性致無法完全記載者,得視實際情況記載之。
七、 第五點第二項所定銷毀計畫,應包括下列事項:
   
(一) 擬銷毀檔案年度及數量。
   
(二) 擬銷毀檔案現在存放地點。
   
(三) 擬銷毀時間、地點及方式。
   
(四) 其他經度量衡專責機關指定事項。
八、 經核准銷毀之檔案於銷毀前,應妥善集中放置於安全場所,並應注意其運送過程之安全。
檔案之銷毀,應由受託機關(構)會同度量衡專責機關相關單位派員全程監控,並應注意環境保護事宜。
九、 檔案之銷毀方法如下:
   
(一) 化為碎紙或溶為紙漿。
   
(二) 焚化。
   
(三) 擊碎至檔案內容無法辨識。
   
(四) 化為粉末。
   
(五) 消磁。
   
(六) 消除電子檔或重新格式化。
   
(七) 其他足以完全消除或毀滅檔案內容之方法。
前項方法,必要時得併用之。
十、 已銷毀檔案之目錄,應併同度量衡專責機關核准銷毀函永久保存。
十一、 受託機關(構)從事受託業務人員於職務移交或離職時,應將其職務上掌管之檔案連同辦理移交,並應保持完整,不得隱匿、銷毀或藉故遺失。