國家度量衡標準實驗室文件保存期限作業要點

中華民國 92 年 09 月 01 日經濟部標準檢驗局經標四字第 09240007290 號令訂定發布全文11點,並自92年10月01日起實施

一、 本要點依國家度量衡標準實驗室業務委託辦法第十二條第一項規定訂定之。
二、 本要點所稱文件,指受委託執行國家度量衡標準實驗室業務之政府機關(構)或團體(以下簡稱受託機關、構)依照管理程序,而歸檔管理為文字或非文字資料及其附件。
前項所稱文字或非文字資料及其附件,指受託機關(構)處理業務或因業務而產生之各類紀錄資料,包括所持有或保管之文書、圖片、紀錄、照片、錄影(音)、微縮片、電腦處理資料等,可供聽、讀、閱讀或藉助科技得以閱讀或理解之文書或物品。
三、 文件之保存期限,應依其性質及價值,區分為永久保存或定期保存。
四、 各類文件保存期限如下:
   
(一) 國內各項講習會或研討會:三年。
   
(二) 校正或測試服務報告:三年。
   
(三) 一般採購、設施維護及修繕:五年。
   
(四) 出國報告:五年。
   
(五) 外賓訪華:十年。
   
(六) 辦理國際性講習會或研討會:十五年。
   
(七) 國際計量組織會議決議及紀錄:二十年。
   
(八) 新、增建工程:永久。
   
(九) 簽署相互認可協定、備忘錄:永久。
受託機關(構)無法依前項第五款至第九款規定之期限保存文件者,應於活動或工程結束後一個月內,將相關資料送度量衡專責機關歸檔。
五、 定期保存之文件未逾規定保存期限或未依規定程序,不得銷毀。
受託機關(構)銷毀文件,應先制定銷毀之文件目錄及銷毀計畫,送度量衡專責機關審核。
六、 受託機關(構)辦理定期保存文件之銷毀,以每年一次為原則。
前點第二項擬銷毀文件目錄,應記載下列事項:
   
(一) 檔號。
   
(二) 案名。
   
(三) 案由。
   
(四) 來(受)文者。
   
(五) 收文字號、發(來)文字號。
   
(六) 文件產生日期。
   
(七) 有附件者,其件數。
   
(八) 保存期限:文件保存期限經調整者,其原定保存期限及調整原因。
   
(九) 其他經度量衡專責機關指定事項。
前項應記載之事項,因文件特性致無法完全記載者,得視實際情況記載之。
七、 第五點第二項所定銷毀計畫,應包括下列事項:
   
(一) 擬銷毀文件年度及數量。
   
(二) 擬銷毀文件現在存放地點。
   
(三) 擬銷毀時間、地點及方式。
   
(四) 其他經度量衡專責機關指定事項。
八、 經核准銷毀之文件於銷毀前,應妥善集中放置於安全場所,並應注意其運送過程之安全。
文件之銷毀,應由受託機關(構)會同度量衡專責機關相關單位派員全程監控,並應注意環境保護事宜。
九、 文件之銷毀方法如下:
   
(一) 化為碎紙或溶為紙漿。
   
(二) 焚化。
   
(三) 擊碎至文件內容無法辨識。
   
(四) 化為粉末。
   
(五) 消磁。
   
(六) 消除電子檔或重新格式化。
   
(七) 其他足以完全消除或毀滅文件內容之方法。
前項方法,必要時得併用之。
一O、 已銷毀文件之目錄,應併同度量衡專責機關核准銷毀函永久保存。
一一、 受託機關(構)從事受託業務人員於職務移交或離職時,應將其職務上掌管之文件連同辦理移交,並應保持完整,不得隱匿、銷毀或藉故遺失。